Asistent de director AI
Un angajat AI care ține calendarul directorului, pregătește răspunsuri la e-mailuri, ține minte preferințele și cere aprobare înainte de a trimite sau rezerva ceva.
Ziua unui director este făcută din solicitările altora. Treaba asistentului este să le transforme într-un calendar care ține, într-o căsuță de e-mail cu răspunsuri pregătite și într-o informare scurtă atunci când este timp pentru ea.
Dora citește e-mailurile pe măsură ce sosesc. Buletinele și notificările sunt arhivate. Solicitările cu un răspuns clar primesc un răspuns pregătit în tonul directorului, care așteaptă aprobarea. Solicitările care au nevoie de judecata directorului sunt rezumate într-un rând fiecare, cu răspunsul care ar pleca dacă directorul este de acord. Directorul aprobă, editează sau respinge; asistentul învață din corecturi.
Calendar și deplasări
Cererile de întâlnire sunt verificate cu calendarul și cu regulile directorului: nicio întâlnire înainte de ora nouă, vinerea rămâne liberă pentru vizita la fabrică. Se propune un interval celeilalte părți și se confirmă când acceptă. Deplasările sunt pregătite așa cum preferă directorul, ca o rezervare care așteaptă aprobarea, cu prețul și cu alternativa.
La telefon
În drum spre o întâlnire, directorul o sună pe Dora. Ce este în după-amiaza aceasta, a răspuns banca, pregătește un mesaj de mulțumire pentru vizitatorii de ieri. Asistentul răspunde din calendar și din e-mailuri și pregătește ce i s-a cerut.
Regula care nu se schimbă
Asistentul pregătește. Directorul decide. Orice acțiune care angajează directorul sau firma, un e-mail care pleacă, o rezervare care costă bani, o întâlnire acceptată în numele directorului, așteaptă aprobarea. În perioada de probă managerul aprobă totul; după aceea, autoritatea rolului stabilește ce poate face singur, iar aprobările rămân pentru restul.
Ce face
- Ține calendarul directorului și confirmă întâlnirile
- Sortează e-mailurile și pregătește răspunsurile
- Ține minte preferințele, de exemplu cum preferă directorul să călătorească
- Pregătește rezervările și le trimite spre aprobare
- Îl informează pe director la telefon, în drum spre o întâlnire
Sisteme cu care lucrează
- Căsuțe de e-mail din Google Workspace sau Microsoft 365
- Calendare din Google Workspace sau Microsoft 365
- Liniile telefonice ale firmei
Limbi
- Română
- Maghiară
- Engleză
Întrebări despre acest rol
Poate asistentul să trimită un e-mail în numele directorului?
Pregătește răspunsul și cere aprobare. Directorul îl aprobă, îl editează întâi sau îl respinge. Nimic nu pleacă din căsuța de e-mail fără această decizie, iar regula nu poate fi dezactivată.
Poate directorul să vorbească cu el la telefon?
Da. Directorul sună la numărul asistentului și întreabă ce este în calendar, ce a sosit pe e-mail sau dictează un răspuns de pregătit. Asistentul recunoaște numărul directorului și vorbește în limba lui.
Ce ține minte?
Preferințele pe care le exprimă directorul, de exemplu companiile aeriene preferate, durata obișnuită a întâlnirilor sau cine poate fi transferat oricând. Sunt păstrate în memoria rolului și pot fi citite și schimbate de director.
Solicitați acces.
Solicitați acces și porniți de la acest rol.
Alte roluri
- angajat AI
Recepționer AI
Un angajat AI care răspunde la telefonul firmei în română, maghiară sau engleză, preia mesaje, îndrumă apelanții și lucrează după programul fiecărei locații.
- angajat AI
Referent back-office AI
Un angajat AI care citește solicitările primite, le arhivează, verifică rezervările și comenzile în sistemele dumneavoastră și întreabă un om când lipsește ceva.