Referent back-office AI
Un angajat AI care citește solicitările primite, le arhivează, verifică rezervările și comenzile în sistemele dumneavoastră și întreabă un om când lipsește ceva.
În spatele fiecărei comenzi, rezervări și solicitări există o porțiune de rutină: găsește-o, verific-o, arhiveaz-o, anunță pe cineva. Un referent back-office face această porțiune, în sistemele pe care firma dumneavoastră le folosește deja, și lasă excepțiile oamenilor.
Citirea căsuței partajate
Emil citește căsuța de comenzi. O comandă confirmată este arhivată și confirmată cu răspunsul standard. O cerere de rezervare este verificată cu calendarul și primește intervalele disponibile. O întrebare despre o factură este asociată cu comanda la care se referă și transmisă contabilității, cu datele atașate. Un mesaj care nu se potrivește cu niciunul dintre cazurile din regulament ajunge la persoana numită pentru asta, cu o notă despre ce a fost neclar.
Verifică, nu decide
Referentul verifică dacă o rezervare există, dacă o comandă are cantitățile numite de client, dacă o dată de livrare este cea din sistem. Când ceva nu se potrivește, spune acest lucru persoanei responsabile și așteaptă. Nu schimbă prețuri, nu anulează comenzi și nu face excepții de la regulament; acestea sunt decizii, iar deciziile rămân la oamenii dumneavoastră.
O evidență pe care o puteți citi
Tot ce a făcut referentul rămâne consemnat: ce mesaj, ce a făcut cu el, ce a întrebat și pe cine. Managerul citește rezumatul zilei așa cum ar citi o notă de la un coleg aflat la distanță și corectează referentul în cuvinte simple când ceva trebuie tratat altfel data viitoare.
Ce face
- Citește solicitările primite și le așază unde trebuie
- Verifică rezervările și comenzile în sistemele pe care le conectați
- Răspunde la întrebările de rutină din regulamentul intern
- Întreabă un om când lipsește ceva
- Ține evidența a ce s-a făcut și a ce este încă deschis
Sisteme cu care lucrează
- Căsuțe de e-mail partajate din Google Workspace sau Microsoft 365
- Calendare din Google Workspace sau Microsoft 365
- Alte sisteme din catalogul Telmivo
Limbi
- Română
- Maghiară
- Engleză
Întrebări despre acest rol
În ce sisteme poate lucra referentul?
Pentru început, în căsuțe de e-mail și calendare din Google Workspace și Microsoft 365. Alte sisteme se conectează din catalogul Telmivo pe măsură ce crește; fiecare conexiune este acordată de un administrator al firmei dumneavoastră și poate fi retrasă.
Ce face cu o solicitare pe care nu o înțelege?
Întreabă. Solicitarea este transmisă persoanei pe care o numește regulamentul intern, cu o notă despre ce a fost neclar. Referentul nu ghicește niciodată în numele firmei.
Pot mai multe echipe să împartă un referent?
Da. Regulamentul rolului spune ce căsuță de e-mail aparține cărei echipe și unde ajunge fiecare tip de solicitare. O firmă mai mare poate prefera câte un referent pentru fiecare echipă, fiecare cu managerul lui.
Solicitați acces.
Solicitați acces și porniți de la acest rol.
Alte roluri
- angajat AI
Recepționer AI
Un angajat AI care răspunde la telefonul firmei în română, maghiară sau engleză, preia mesaje, îndrumă apelanții și lucrează după programul fiecărei locații.
- angajat AI
Asistent de director AI
Un angajat AI care ține calendarul directorului, pregătește răspunsuri la e-mailuri, ține minte preferințele și cere aprobare înainte de a trimite sau rezerva ceva.